Een Slack Workspace aanmaken en koppelen aan je OrderToday administratie

Koppel een Slack Workspace aan de administratie van OrderToday en ontdek in dit artikel wat voor voordelen je dit biedt tijdens het werken met OrderToday.

Slack?

Meer weten over wat Slack voor jouw organisatie kan betekenen? Lees hier (leestijd 4 minuten, Nederlands) een interessant artikel van Frankwatching over Slack.

Activeer de gratis add-on

Activeer de gratis Slack add-on op de Instellingen - Add-ons pagina van OrderToday.

Koppel Slack aan OrderToday

Op de instellingen pagina van Slack (Instellingen - Administratie - Add-ons - Slack) kun je een Slack Workspace koppelen. Lees hier (leestijd 6 minuten, Engels) wat een Slack Workspace is en hoe je er één aanmaakt. Een Slack Workspace bestaat uit verschillende zogenaamde Channels om met je team, een externe partij of met jezelf samen te werken. Ook OrderToday gaat een aantal kanalen voor je aanmaken. We leggen verderop in dit artikel uit waarom we dat doen en wat je ermee kan.

Als je op de koppelknop klikt dan verschijnt een scherm waarmee je de koppeling tot stand brengt

Hierna word je uitgelogd uit OrderToday en als je weer inlogt dan is de koppeling een feit. Nu kun je de instellingen afronden. Ga hiervoor weer naar de OrderToday instellingen pagina voor Slack (Instellingen - Administratie - Add-ons - Slack). Je ziet nu het volgende scherm:

Gebruikers toevoegen aan de gekoppelde Slack Workspace

Wil je alle OrderToday gebruikers en/of personeelsleden toevoegen aan de Slack Workspace? We hebben alle e-mailadressen al voor je verzameld. Toevoegen aan Slack doe je als volgt:

Kopieer (CTRL+C) deze e-mail adressen en plak (CTRL+V) deze in Slack zoals hieronder aangegeven 

1. Open Slack en klik op de naam van je workspace in de linkerbovenhoek
2. Selecteer in het menu: Mensen uitnodigen voor [naam workspace]
3. Plak de e-mailadressen en verwijder de personen die je niet wilt uitnodigen
4. Klik op Verzenden en vervolgens op Gereed

Ze gebruikers zijn nu uitgenodigd voor de Slack Workspace

Een Slack Channel aanmaken en koppelen aan de Tabbox van OrderToday

Klik op Tabbox Channel om OrderToday een channel te laten aanmaken in Slack. Lees hier (leestijd 3 minuten, Engels) wat Slack Channels zijn en wat je er mee kan.

Wat zijn hier de voordelen van?

De gebruikelijke manier om een tagitem in je tagbox te zetten is om een e-mail te sturen naar het e-mailadres van de administratie of door handmatig een item aan te maken in de tabbox. Lees hier (leestijd 4 minuten, Nederlands) hoe dat werkt.

Met een Slack Channel gekoppeld aan de Tagbox van de administratie komt alles wat op dit Slack Channel wordt geplaatst ook automatisch in de Tabbox gezet. Je kunt nu via de Slack app rechtstreeks berichten sturen naar de tabbox. Die berichten kunnen foto, video, audio en natuurlijk tekst bevatten.

Dus stap je bij de prospect of klant naar buiten met een hoofd vol ideeën of alle informatie over de offerte die je moet gaan uitbrengen? Pak de Slack app, selecteer de OrderToday Channel en neem een audiobericht of videobericht op. Klik op verstuur en het bericht staat direct in de Tagbox.

Tagitems direct in de (persoonlijke) workloadmatrix plaatsen met tags

Stuur een [tag] mee in de tekst om het tagitem binnen OrderToday direct in de (persoonlijke) workloadmatrix te plaatsen. Stuur een vraagteken (?) binnen de Slack Channel om informatie te ontvangen over het gebruik van tags.

Een Slack Channel koppelen aan een ticket

Normaal gesproken wordt alle informatie over een ticket verzameld in de ticket feed; welke acties heb je gedaan met het ticket, naar wie is de offerte gestuurd, is hij al geaccepteerd etc. Ook de geboekte uren staan in de ticket feed.

Met de Slack integratie kun je er een Slack Feed van maken. Wanneer je dit activeert dan maakt OrderToday een Slack Channel aan voor dit ticket en wordt al deze informatie  ook Slack beschikbaar gesteld.

Door dit te delen met collega's zijn zij ook direct op de hoogte van alle beschikbare informatie. Alles wat op dit Channel wordt geplaatst is uiteraard ook direct beschikbaar in OrderToday.

Uren boeken

Ook dat kan via Slack door in Slack het Channel van de ticket te selecteren en /urenboeken sturen. Nu opent er een formulier waarin je gewerkte uren kan boeken.

Stuur een vraagteken (?) binnen de Slack Channel van het ticket om informatie te ontvangen over het boeken van uren via de Slack Channel dat is gekoppeld aan een ticket.